يجب أن تصل رسالة المنظمة إلى الجمهور المعني.
ليس كل الموظفين يقفون خلف الكمبيوتر طوال اليوم. يمكن أن تكون شاشات العرض في مكان العمل جزءًا من برنامج اتصال داخلي؛ على أن تكون الرسالة قصيرة وصالحة ومناسبة للموقع والوردية.
لماذا هذا التطبيق مهم؟
إن إرسال رسالة عبر قناة تنظيمية لا يعني أنه سيتم فهمها من قبل جميع الموظفين. يعمل بعض الزملاء في خط الإنتاج أو المستودع أو الفرع أو منطقة الخدمة ولديهم نمط وصول مختلف. تكمن أهمية اللافتات الرقمية في هذه البيئة في إنشاء نقطة معلومات مرئية في تدفق العمل اليومي.
وفي الوقت نفسه، لا ينبغي أن تتحول إضافة شاشة العرض إلى إضافة فوضى معلوماتية. هذه الوسيلة مناسبة للحصول على ملخصات واضحة وتذكيرات ذات صلة وإشارات مباشرة إلى المرجع الكامل. لكل من المراسلات الرسمية، والحوار بين المدير والموظف، والتدريب العملي دوره، ويجب أن تقوم خطة الاتصال بتنسيق هذه القنوات.
من الفكرة إلى التنفيذ القابل للاستخدام
اختر المحتوى بناءً على احتياجات الوحدة
لا ينطبق بالضرورة الإشعار الخاص بالمناوبة أو المبنى على جميع الفروع. حدد المرسل إليه وموقع العرض ومدة الصلاحية وسلطة الرد لكل رسالة. عرض المعلومات المسموح بها والمفهومة لنفس الجمهور على الملأ؛ تتطلب التفاصيل الشخصية والمحتوى السري مكانًا آخر.
رسالة رئيسية واحدة لكل إطار
يجب أن يوضح العنوان الموضوع، وأن يجيب النص القصير عن سؤال «ما الإجراء المطلوب؟». وإذا كانت هناك فعالية أو مهلة، فاعرض الوقت والمكان ومسار الوصول إلى التفاصيل معًا. وينبغي أن تساعد الصورة أو الرسم البياني على الفهم؛ لأن وضع عدة إعلانات صغيرة في إطار واحد يطمس ترتيب الأولويات.
تعيين مسؤول عن دورة حياة الإشعارات
فصاحب الرسالة ليس منتجها فقط؛ كما يجب عليه متابعة صحة النشر وتعديله وانتهاءه. يمكن أن يؤدي المحتوى منتهي الصلاحية إلى تقليل ثقة الموظف في الشاشة بأكملها. تساعد المراجعة المنتظمة بمشاركة ممثلي الوحدات في التخلص من المعلومات غير المستغلة وتحديد الأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها.
السيناريو: تغيير برنامج التدريب في مجموعة متعددة الزوجات
يحدد فريق الموارد البشرية النص المعتمد ومعلومات الفعالية. ويعرض الإصدار الخاص بكل وردية الوقت والمكان المناسبين لتلك المجموعة. تقدم الشاشة ملخصًا ومسارًا واضحًا للوصول إلى التفاصيل. وعند تغير البرنامج، يُزال الإصدار السابق وتحدد الرسالة الجديدة مسؤول الإجابة عن الأسئلة.
ما هي الخصائص التي يجب أن يتمتع بها محتوى مكان العمل؟
| المحتوى | معلومات أساسية | المرجع المقترح |
|---|---|---|
| برنامج التدريب | الجمهور والزمان والمكان | مسؤول عن التعليم |
| إعلان خدمة الموظفين | الشروط والموعد النهائي ومسار المتابعة | وحدة مقدمي الخدمة |
| مؤشر الفريق | تعريف البيانات ومدتها ووقتها | صاحب نفس الفهرس |
كيفية تقييم النتيجة؟
اسأل زملائك عن كيفية فهمهم للرسالة الرئيسية وإلى أين سيتجهون نحو الإجراء التالي. سجل أيضًا عدد الأسئلة الغامضة والإشعارات منتهية الصلاحية ومتى تم تعديل الرسالة. إن مشاهدة العرض وحده لا يعادل إشعار الموظف أو قبوله؛ يجب أن يتحقق التقييم من الفهم وجدوى العمل.
هذا السيناريو في ساينج بلس
يمكن أن تكون لوحة الموارد البشرية والتقويم والأحداث وبرنامج غرفة الاجتماعات في ساينج بلس مكونات لهذا السيناريو. ابدأ بوحدة واحدة وبضع رسائل متكررة، ثم قم بتوسيع القواعد التي تنطبق عمليًا على بيئات أخرى.
الأسئلة الشائعة
هل يحل العرض محل البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية؟
لا. ينبغي تحديد دور كل قناة. تفيد الشاشة في عرض الملخصات والتذكيرات في مكان العمل، ويمكنها توجيه الجمهور إلى مصدر كامل وموثوق.
من يجب عليه إدارة المحتوى الداخلي؟
ويجب أن تكون المسؤولية واضحة بين صاحب الرسالة والمسؤول عن نشرها. تتحقق الوحدات المتخصصة من صحة المحتوى ويتحكم الفريق المعين في وجهة النشر ووقته.